Una agenda dental sirve para dos cosas distintas y conviene no confundirlas. La primera es ordenar: saber quién viene, con quién y en qué box. La segunda —la que decide si el mes cierra— es que la hora no se pierda: que el paciente confirme, que el que falla se reemplace y que el espacio libre no quede en blanco hasta el día siguiente.
DentoManager parte de la primera y se ocupa en serio de la segunda.
Cómo se ve el día
La agenda tiene tres vistas y cada una responde una pregunta distinta:
- Diaria por dentista. La columna de cada profesional, hora por hora. Es la vista de quien atiende.
- Diaria global. Todos los box en una sola pantalla. Es la vista de recepción: dónde hay un hueco ahora mismo para el paciente que está en el mesón.
- Semanal. Por dentista o por box, para ver la carga de la semana y mover lo que convenga.
Cada cita muestra su estado con un color y ese estado es el que después alimenta los números: agendada, confirmada, en sala, atendiendo, finalizada o anulada. No es decoración — de ahí salen la tasa de inasistencia por dentista y el detalle de qué se atendió cada día.
Un clic en un espacio libre abre dos opciones: agendar o bloquear. Bloquear una hora —almuerzo, mantención del equipo, una urgencia que se está atendiendo— toma lo mismo que agendar, así que la agenda refleja la realidad en vez de mentir por comodidad.
El horario de cada dentista, no el de la clínica
Este es el error que más caro sale. Muchas agendas guardan el horario de la sucursal y lo aplican a todos: si la clínica abre el miércoles, el miércoles aparece disponible para todo el mundo. El recepcionista agenda, y el dentista que ese día no atiende se entera cuando llega el paciente.
Acá la jornada se carga por profesional. Si un dentista tiene cargada su jornada y un día no tiene tramos, ese día no atiende y no aparece disponible. El horario de la sucursal es el marco, no el reemplazo.
- Tramos distintos por día y por sucursal.
- Feriados chilenos ya cargados, para que nadie agende un 18 de septiembre por descuido.
- Aviso al intentar agendar dos pacientes en el mismo box y a la misma hora.
Recordatorios que salen solos
El recordatorio no es un lujo: es la diferencia entre una hora atendida y una hora perdida. El sistema los manda por WhatsApp y por correo, con el texto que tú edites, y deja registrado si la persona confirmó.
Antes de la cita
Recordatorio con día, hora y profesional. El paciente confirma respondiendo, sin llamar a nadie.
Plantillas por clínica
El mensaje se escribe una vez y se usa siempre. Cada clínica edita el suyo con su tono.
El que no contesta
Queda a la vista en la lista del día, para llamarlo antes de que el espacio se pierda.
La hora que se libera
Cuando alguien anula, quedan dos caminos: dejar el hueco o llenarlo. Para llenarlo hay que saber a quién llamar, y esa lista no se arma sola en una agenda común.
DentoManager la arma con lo que ya tiene adentro: pacientes que se evaluaron y no agendaron tratamiento, controles vencidos y tratamientos a medio terminar. Es la misma información que alimenta la atención por WhatsApp y los avisos de recuperación.
Desde el mesón, desde el sillón y desde la casa
Se entra por el navegador, sin instalar nada. La agenda está pensada también para el teléfono: el dentista que quiere ver su día antes de salir de la casa no necesita abrir el computador de la clínica.
Cada usuario ve lo que le corresponde. Un dentista ve su agenda; la administración ve todas. Eso no es solo orden: la Ley 21.719 pide justamente que cada persona acceda únicamente a los datos que necesita para su trabajo.
Lo que la agenda deja atrás cuando el día termina
Una cita finalizada no es el final del recorrido. Desde ahí se registra la evolución, se cobra la prestación, se emite la boleta al SII y esa producción entra en la liquidación del dentista a fin de mes. Es el mismo dato viajando, sin que nadie lo vuelva a escribir en una planilla.