Casi todas las clínicas miden lo mismo: cuántas citas hubo. Es el dato más fácil de obtener y el que menos dice. Una agenda llena de controles gratuitos y un mes con la mitad de las horas ocupadas en rehabilitación pueden verse iguales en el conteo de citas y ser negocios completamente distintos.
Estos son los indicadores que sí explican el resultado, con lo que hay que mirar en cada uno.
1. Producción del mes
Cuánto se facturó por prestaciones realizadas, no lo agendado ni lo presupuestado. Conviene mirarlo por dentista y por sucursal, porque el total esconde diferencias grandes: dos profesionales con la misma cantidad de horas pueden producir muy distinto según qué tratamientos toman.
Qué hacer con él
Compararlo con las horas trabajadas. Producción por hora de box es la medida real de rendimiento, y es la que te dice si conviene abrir un box más o llenar mejor el que ya tienes.
2. Ticket promedio
Cuánto deja en promedio cada paciente atendido. Si sube la cantidad de pacientes pero el ticket baja, la clínica está trabajando más para ganar lo mismo.
Un ticket promedio que cae mes a mes casi siempre significa lo mismo: se están atendiendo muchas urgencias y controles, y pocos tratamientos completos. El problema no está en la atención, está en la conversión de los presupuestos.
3. Inasistencia
Qué porcentaje de las horas agendadas no llegó. Es el indicador que más plata mueve y el más ignorado, porque el costo no se ve: una hora perdida no aparece en ningún gasto, simplemente no existe.
Hay que mirarlo por dentista y por día de la semana. Suele haber patrones claros: el primer bloque de la mañana, el lunes, el paciente que agenda con tres semanas de anticipación.
Qué hacer con él
- Recordatorio con confirmación, no solo aviso.
- Llamar el mismo día a los que no confirmaron.
- Tener a mano una lista de reemplazo para llenar el hueco.
4. Conversión de presupuestos
De cada cien presupuestos entregados, cuántos se convierten en tratamiento. Es la medida más directa de la salud comercial de la clínica y casi nadie la tiene, porque exige saber cuántos presupuestos se entregaron — dato que se pierde apenas el paciente sale.
Mirarlo por profesional suele ser incómodo y muy útil: la diferencia entre el que convierte al 70% y el que convierte al 25% no es el precio, es cómo se explica el tratamiento.
5. Deuda de pacientes
Cuánto te deben y desde cuándo. Separada por antigüedad, porque lo de este mes se cobra y lo de hace ocho meses hay que salir a buscarlo. Es plata que ya trabajaste.
Cómo tenerlo al día, en control de pagos y deudas.
6. Pacientes nuevos y pacientes que vuelven
Cuántos entraron por primera vez y cuántos de los que ya conocías volvieron. Una clínica que crece solo con pacientes nuevos está tapando una fuga: le cuesta plata traer a cada uno y no retiene a ninguno.
El indicador espejo es el de los que no volvieron: los que se evaluaron y no agendaron, los controles vencidos y los tratamientos incompletos. Esos tres grupos son la lista de llamados más rentable que tiene cualquier clínica.
Dónde salen estos números en DentoManager
Todos se calculan solos con lo que se registra en el día a día: la agenda aporta asistencia e inasistencia, los presupuestos la conversión, los pagos la producción y la deuda, y la liquidación el costo de cada profesional.
Y hay un adicional que da el paso siguiente: un análisis con inteligencia artificial que cruza varios indicadores entre sí —qué movió el resultado, en qué horarios conviene poner los tratamientos grandes, qué grupo de pacientes está fugando— y entrega recomendaciones concretas en vez de un gráfico más.