Pregúntale hoy a tu clínica cuánto le deben los pacientes. Lo más probable es que la respuesta tarde días y llegue con un asterisco. No porque nadie lleve la cuenta, sino porque la cuenta está en diez partes: lo que quedó pendiente de un plan, el abono que se hizo en efectivo, el cheque a fecha, el convenio que se pactó de palabra.
DentoManager arma ese número solo, porque cada peso entra asociado a algo.
Un pago siempre sabe a qué corresponde
Cuando se registra un pago, se indica qué prestaciones cubre. Esa asignación es la que sostiene todo lo demás:
- Desglose por prestación. Se ve qué quedó pagado y qué no, dentro del mismo plan.
- Abono libre. El paciente que deja un monto sin especificar también se registra: queda como abono y se imputa después.
- Saldo a favor. Si pagó de más, no se pierde ni se "arregla" a mano: queda a su favor y se descuenta en la próxima prestación.
- Anular sin romper nada. Anular un pago reabre las prestaciones que cubría, en vez de dejar el plan cuadrado con plata que ya no está.
Ese detalle —que cada pago sepa a qué prestación pertenece— es lo que permite después calcular bien la comisión de cada dentista. Una clínica que reparte los pagos "a ojo" termina liquidando mal, casi siempre a favor de quien reclama más fuerte.
Todas las formas de pago que se usan de verdad
Efectivo, débito, crédito, transferencia, cheque, convenio interno. En las tarjetas se registra el operador y las cuotas, y de ahí sale un dato que muchas clínicas descubren tarde: la comisión de la tarjeta, que se calcula con la tabla del operador (UF más porcentaje) y no con una estimación gruesa.
La deuda, mirada de tres maneras
Por paciente
En su ficha: cuánto debe, de qué plan viene y desde cuándo.
Por antigüedad
Lo de este mes no es lo mismo que lo de hace ocho. El reporte los separa.
Cobro pendiente del día
Los pacientes que se atendieron hoy y todavía no pasan por caja, mientras siguen en la clínica.
Ese último es el que más plata recupera y el más simple: cobrar antes de que la persona salga por la puerta es infinitamente más fácil que llamarla en un mes.
La caja del día
El cierre de caja cuadra por medio de pago y queda registrado quién lo hizo. Si algo no cuadra, el detalle está: qué se cobró, a quién, por qué prestación y con qué medio. No hay que reconstruir nada desde los comprobantes.
Y si emites boleta electrónica, se genera desde el mismo registro del pago: el documento tributario y el registro interno nacen del mismo hecho, así que no se pueden contradecir.
Un auditor que revisa lo que nadie revisa
Dos veces al día, el sistema revisa la consistencia de los datos: pagos descuadrados respecto del plan, planes cobrados pero sin cerrar, prestaciones realizadas sin cobrar, fichas incompletas. Lo que encuentra queda en una lista con el detalle para corregirlo.
La primera pasada en una clínica que viene de años de planillas suele encontrar bastante. Eso también es plata: prestaciones hechas que nunca se cobraron.