Hay clínicas que llevan años incómodas con su software y no se cambian. No por costo ni por pereza: porque nadie les puede garantizar que la ficha de un paciente que se atiende hace ocho años va a seguir completa el lunes siguiente. Es un miedo razonable y hay que responderlo con hechos, no con promesas.
Esta página explica cómo se hace una migración bien hecha, sirva o no que la hagamos nosotros.
Lo primero: pide el informe antes de firmar
Ninguna migración es 100% en todo. Hay datos que están estructurados y viajan enteros, y otros que en el sistema de origen viven como texto libre o como archivos sueltos, y llegan de otra forma.
La regla es simple: exige por escrito, antes de firmar, qué viene completo, qué viene parcial y qué no viene. Un proveedor que no puede darte eso, o no revisó tu base, o prefiere que te enteres después.
Qué se trae, en la práctica
| Dato | Cómo llega | Por qué importa |
|---|---|---|
| Pacientes | Completo, con RUT y datos de contacto | Es la base de todo lo demás |
| Antecedentes médicos | Completo | Alergias y condiciones no se pueden volver a preguntar de cero |
| Odontograma | Pieza por pieza, con hallazgos y fechas | Es la historia clínica visual |
| Evoluciones | Completo, con fecha y profesional | Respaldo clínico y legal |
| Presupuestos y planes | Completo, con su estado | Sin esto se pierde el trabajo comercial hecho |
| Pagos y deudas | Completo, con el saldo por paciente | Es plata: no puede quedar en cero |
| Agenda futura | Las citas ya tomadas | Para no llamar a nadie a reagendar |
| Documentos y radiografías | Los archivos adjuntos del paciente | Parte de la ficha |
| Aranceles y convenios | Se rearman con tus valores | Suele ser buena ocasión para ordenarlos |
Cómo es el proceso, paso a paso
- Revisión de tu base. Miramos qué hay y en qué formato. De acá sale el informe de qué se puede traer.
- Migración de prueba. Se carga todo en un ambiente aparte y tú lo revisas con tus propios pacientes: busca al más antiguo, al más complicado, al que tiene deuda.
- Ajustes. Lo que quedó raro se corrige y se vuelve a cargar. Esta vuelta es normal, no es mala señal.
- Fecha de corte. Se elige un día —normalmente un fin de semana— para la carga final con los datos al día.
- Primera semana acompañada. Los primeros días son de dudas operativas, no técnicas: dónde se hace tal cosa, cómo se registra tal otra.
Durante todo el proceso sigues trabajando en tu sistema actual. El cambio ocurre un día acordado, no "de a poco", que es la forma más segura de terminar con la información partida en dos.
Los tres errores que arruinan una migración
1. Cortar sin revisar la prueba
La migración de prueba existe para que la revise alguien de la clínica, no el proveedor. Es la única instancia donde vas a notar que faltan los tratamientos de ortodoncia o que las deudas antiguas llegaron en cero.
2. Migrar la basura junto con lo bueno
Toda base vieja trae pacientes duplicados, RUT mal escritos, planes que nunca se cerraron. Si se traspasa tal cual, el sistema nuevo hereda el desorden. Conviene limpiar en el camino y, mejor aún, tener después algo que revise la consistencia sola: un auditor de datos que avise de pagos descuadrados y fichas incompletas.
3. No definir qué pasa con los estados de las citas
Parece un detalle técnico y no lo es. Si las citas antiguas llegan mal clasificadas —por ejemplo, una "cambio de fecha" tomada como anulación— tus indicadores de inasistencia quedan inservibles desde el día uno. Y una migración mal marcada puede ensuciar los números del mes por meses.
Qué preguntar sobre la salida, no solo la entrada
La pregunta que casi nadie hace en la reunión de venta: si algún día me quiero ir, ¿cómo me entregan mis datos? Tu clínica es dueña de la información de sus pacientes, y eso incluye poder llevársela. Nosotros la entregamos, y está dicho también en la página sobre la ley de datos.
Cuánto cuesta migrar a DentoManager
Nada: va incluida en el plan, igual que la puesta en marcha, y el primer mes no se cobra. Los valores de los planes están en cuánto cuesta un software dental.