En la mayoría de las clínicas el presupuesto se arma bien: se listan las prestaciones, se aplica el arancel y se imprime. El problema aparece después. El paciente dice que lo va a pensar, se va, y ese presupuesto deja de existir para todo el mundo. Nadie sabe cuántos hay así, ni cuánto suman.
En una clínica mediana, los presupuestos evaluados y no agendados de un año suelen sumar más que la producción de un mes completo. No es plata perdida: es plata que nadie fue a buscar.
Armar el presupuesto
Se arma desde el odontograma o desde cero, eligiendo prestaciones del arancel de la clínica:
- Aranceles por convenio. El particular, el del convenio de la empresa, el del seguro. Cada uno con su precio, y el presupuesto usa el que corresponde al paciente.
- Plantillas de tratamiento. Los tratamientos que repites —una rehabilitación tipo, una endodoncia con corona— quedan guardados como plantilla y se cargan de una vez.
- Por pieza. Cada prestación queda asociada a su diente, así que el plan se lee junto al odontograma y no como una lista suelta.
- Descuentos a nivel de ítem o del total, con el motivo registrado.
El resultado sale en PDF con la marca de la clínica y se le manda al paciente por correo o WhatsApp, en el momento, mientras todavía está en el sillón.
Del presupuesto al plan que se ejecuta
Cuando el paciente acepta, el presupuesto se convierte en un plan de tratamiento con prestaciones que se van marcando a medida que se hacen. Esa es la pieza que conecta todo lo demás:
Qué falta
En cada control se ve qué prestaciones del plan están pendientes y cuáles ya se realizaron.
Cuánto debe
Los pagos y abonos se imputan al plan, así que el saldo está siempre al día.
Quién lo hizo
Cada prestación queda con su dentista tratante, que es lo que después define la comisión.
El seguimiento de los que no aceptaron
Esta es la parte que casi ningún sistema hace. Todas las noches, DentoManager revisa quién se evaluó, recibió un presupuesto y no agendó el tratamiento, y arma con ellos una lista de recuperación: nombre, teléfono, qué se le presupuestó y cuánto valía.
No es una alerta que se pierde entre otras: es una bandeja de trabajo para recepción, con el detalle a mano para hacer la llamada. Y si tienes contratado el agente de WhatsApp, esa conversación la puede iniciar él.
Cuando el tratamiento se alarga
Un plan de rehabilitación puede durar meses y pasar por varios profesionales. El plan guarda su propia historia: qué se hizo en cada sesión, quién lo hizo, qué se pagó y qué queda. Si el paciente desaparece a mitad de camino, aparece en la lista de tratamientos incompletos — que es otra lista de gente a la que conviene llamar.
Un detalle que evita discusiones
Modificar un presupuesto ya aceptado y con abonos es donde más se enreda la contabilidad de una clínica. Acá la edición es diferencial: se ajusta lo que cambió sin romper la imputación de lo que ya se pagó, y el saldo a favor del paciente queda registrado como tal en vez de desaparecer en un recálculo.